Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Vereine?

Die kurze Antwort: Ja, aber es kommt auf die Details an. Vereine sind aus steuerlicher Sicht Unternehmer, wenn sie am wirtschaftlichen Verkehr teilnehmen. Das bedeutet: Sobald ein Verein umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt und Rechnungen an andere Unternehmen stellt, kann die E-Rechnungspflicht greifen.

Für viele Vereine ist die Situation jedoch weniger dramatisch, als es auf den ersten Blick erscheint. Die meisten Vereinstätigkeiten fallen in den ideellen Bereich oder in die Vermögensverwaltung — und diese Bereiche sind von der E-Rechnungspflicht in der Regel nicht betroffen.

In diesem Ratgeber erklären wir dir genau, in welchen Fällen dein Verein E-Rechnungen empfangen oder versenden muss und welche günstigen Lösungen es gibt.

Grundregel für Vereine

Die E-Rechnungspflicht gilt für umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze. Der ideelle Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spenden) und die Vermögensverwaltung (z. B. Zinserträge) sind grundsätzlich nicht betroffen. Relevant wird es beim wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins.

Die vier Tätigkeitsbereiche eines Vereins

Um zu verstehen, wann die E-Rechnungspflicht für deinen Verein gilt, musst du die vier steuerlichen Bereiche kennen:

Ideeller Bereich

Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Aufnahmegebühren

Keine E-Rechnungspflicht
Vermögensverwaltung

Zinserträge, Miet- und Pachteinnahmen, Wertpapiere

Keine E-Rechnungspflicht
Zweckbetrieb

Sportveranstaltungen, Kulturveranstaltungen, Bildungsangebote (satzungsgemäßer Zweck)

Kommt darauf an
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Vereinsgaststätte, Bandenwerbung, Sponsoring, Merchandising

E-Rechnungspflicht möglich

Entscheidend ist also: Hat dein Verein einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen erbringt? Dann kann die E-Rechnungspflicht greifen.

E-Rechnungen empfangen: Gilt das für Vereine?

Ja — und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025. Wenn dein Verein als Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne gilt (was bei den meisten Vereinen der Fall ist, sobald sie wirtschaftlich tätig sind), musst du E-Rechnungen empfangen können.

Das betrifft zum Beispiel Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern oder Handwerkern an deinen Verein. Wenn diese Unternehmen dir eine E-Rechnung senden, musst du sie annehmen, lesen und archivieren können.

Die praktische Umsetzung ist einfach: Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang aus. Für die Darstellung und Archivierung kannst du kostenlose Tools nutzen. Mehr dazu findest du auf unserer Seite E-Rechnung kostenlos erstellen und empfangen.

E-Rechnungen versenden: Wann muss der Verein das?

Die Versandpflicht für E-Rechnungen betrifft Vereine nur dann, wenn sie umsatzsteuerpflichtige B2B-Rechnungen ausstellen. Typische Fälle im Vereinsleben:

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Sponsoring-Rechnungen: Wenn dein Verein einem Unternehmen eine Rechnung für Bandenwerbung oder Trikotwerbung stellt, ist das ein umsatzsteuerpflichtiger B2B-Umsatz. Hier gilt die E-Rechnungspflicht.

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Vereinsgaststätte: Bewirtet der Verein Firmenveranstaltungen und stellt Rechnungen an Unternehmen, handelt es sich um B2B-Umsätze im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

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Raumvermietung an Unternehmen: Vermietet der Verein Räume an Firmen für Seminare oder Veranstaltungen, kann die E-Rechnungspflicht greifen — je nach steuerlicher Einordnung.

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Mitgliedsbeiträge: Diese fallen in den ideellen Bereich und sind keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen. Hier ist keine E-Rechnung erforderlich.

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Eintrittsgelder von Privatpersonen: B2C-Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

Gemeinnützigkeit und Umsatzsteuer

Die Gemeinnützigkeit eines Vereins hat Auswirkungen auf die Umsatzsteuer und damit indirekt auf die E-Rechnungspflicht. Hier die wichtigsten Zusammenhänge:

  • ✓Gemeinnützige Vereine profitieren im Zweckbetrieb vom ermäßigten Steuersatz (7 %) oder sogar von der Umsatzsteuerbefreiung — je nach Art der Leistung.
  • ✓Im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gelten die normalen Umsatzsteuerregeln (19 %) — auch für gemeinnützige Vereine.
  • ✓Die Kleinunternehmerregelung kann auch von Vereinen genutzt werden, wenn die Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. In diesem Fall werden keine Umsatzsteuerbeträge ausgewiesen.
  • ✓Vereine, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen E-Rechnungen trotzdem empfangen können — die Versandpflicht greift spätestens ab 2028.

Mehr zu den Ausnahmen und Sonderregelungen erfährst du auf unserer Seite zu den Ausnahmen der E-Rechnungspflicht.

Tipp für Vereinsvorstände

Kläre mit eurem Steuerberater, welche Vereinsumsätze umsatzsteuerpflichtig sind und welche nicht. Das bestimmt, in welchem Umfang die E-Rechnungspflicht für euren Verein gilt. Oft sind es nur wenige Rechnungen pro Jahr, die betroffen sind.

Kostengünstige Lösungen für Vereine

Vereine arbeiten oft mit begrenztem Budget. Die gute Nachricht: Für den E-Rechnungsempfang und -versand gibt es kostenlose oder sehr günstige Lösungen.

Kostenlose Online-Tools

Für Vereine mit wenigen B2B-Rechnungen pro Jahr reichen kostenlose Online-Tools oft völlig aus. Portale wie kostenlose-erechnung.de oder der ZUGFeRD-Community-Bereich bieten die Möglichkeit, einzelne E-Rechnungen zu erstellen, ohne eine Software installieren zu müssen.

Unsere Anleitung zum kostenlosen Erstellen von E-Rechnungen zeigt dir Schritt für Schritt, wie das funktioniert.

Günstige Cloud-Software

Wenn dein Verein regelmäßig B2B-Rechnungen stellt (z. B. monatliche Sponsoring-Rechnungen), lohnt sich eine günstige Cloud-Buchhaltungssoftware. Viele Anbieter haben Tarife ab 5–10 € pro Monat, die E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format unterstützen. Einige bieten auch spezielle Vereinstarife oder Rabatte für gemeinnützige Organisationen an.

Vereinssoftware mit E-Rechnungsfunktion

Manche Vereinsverwaltungssoftware bietet bereits E-Rechnungsfunktionen als Erweiterung an. Prüfe, ob eure bestehende Vereinssoftware diese Möglichkeit bietet — das spart die Einführung einer zusätzlichen Lösung.

Praktischer Leitfaden für Vereine

1

Vereinsumsätze analysieren

Erstellt eine Übersicht aller Rechnungen, die der Verein an andere Unternehmen stellt. Kategorisiert sie nach den vier Tätigkeitsbereichen (ideell, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb).

2

Empfang einrichten

Richtet eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein (z. B. rechnung@vereinsname.de). Stellt sicher, dass die Kassenwart-Person Zugang hat und E-Rechnungen öffnen kann.

3

Archivierung sicherstellen

Empfangene E-Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden — im Originalformat. Legt einen klar strukturierten Ordner an und sichert die Dateien regelmäßig.

4

Versand vorbereiten

Wenn euer Verein B2B-Rechnungen stellt, wählt ein passendes Tool oder eine Software für die Erstellung von E-Rechnungen. Bei wenigen Rechnungen pro Jahr reicht ein kostenloses Online-Tool.

5

Vorstand und Kassenwart informieren

Stellt sicher, dass alle Verantwortlichen im Verein über die neuen Anforderungen informiert sind. Dokumentiert die gewählte Lösung und die Zuständigkeiten.

Häufige Fragen für Vereine

Unser Verein stellt nur Spendenquittungen aus. Brauchen wir E-Rechnungen?

Spendenquittungen (Zuwendungsbestätigungen) sind keine Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne. Für diese besteht keine E-Rechnungspflicht. Wenn euer Verein ausschließlich Spenden erhält und keine B2B-Rechnungen stellt, müsst ihr nur E-Rechnungen empfangen können — für den Fall, dass ein Lieferant euch eine E-Rechnung sendet.

Wir haben eine Vereinsgaststätte. Was müssen wir beachten?

Eine Vereinsgaststätte zählt zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Rechnungen an Firmenkunden (z. B. für Firmenevents) sind B2B-Umsätze und unterliegen der E-Rechnungspflicht. Bewirtungsbelege für Privatpersonen bleiben davon unberührt.

Wir stellen Sponsoring-Rechnungen. Brauchen wir eine Software?

Sponsoring-Rechnungen an Unternehmen sind B2B-Umsätze und fallen unter die E-Rechnungspflicht. Ob du eine Software brauchst, hängt von der Menge ab: Bei wenigen Rechnungen pro Jahr reicht ein kostenloses Online-Tool. Bei regelmäßigen Sponsoring-Rechnungen lohnt sich eine günstige Cloud-Lösung.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Stiftungen und gGmbHs?

Ja, die gleichen Regeln gelten für alle Rechtsformen — auch für Stiftungen, gGmbHs und andere gemeinnützige Organisationen. Entscheidend ist nicht die Rechtsform, sondern ob umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze getätigt werden.

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