Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Verpflichtung, Rechnungen im strukturierten elektronischen Format auszustellen, zu versenden und zu empfangen. Grundlage hierfür ist das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde und den § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) grundlegend geändert hat.
Wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Es handelt sich um ein maschinenlesbares, strukturiertes Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind die gängigsten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).
Gut zu wissen: Die E-Rechnungspflicht ist Teil der EU-weiten Initiative ViDA (VAT in the Digital Age), die langfristig ein europaweites Meldesystem für Rechnungen einführen wird. Deutschland gehört damit zu den Vorreitern in Europa.
Mehr über die verschiedenen Formate erfährst du in unserem Formate-Ratgeber.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die kurze Antwort: Praktisch alle Unternehmen in Deutschland, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen (B2B). Die E-Rechnungspflicht betrifft dabei sowohl den Empfang als auch den Versand von Rechnungen — allerdings zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Kapitalgesellschaften
GmbH, AG, UG — alle Kapitalgesellschaften müssen E-Rechnungen empfangen und künftig versenden.
Einzelunternehmer & Freiberufler
Auch Selbstständige und Freiberufler sind betroffen, sobald sie B2B-Rechnungen stellen.
KMU & Mittelstand
Kleine und mittlere Unternehmen erhalten Übergangsfristen, müssen aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Details findest du in unserem Kleinunternehmer-Ratgeber.
Wichtig: Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze im Inland. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und grenzüberschreitende Rechnungen sind (noch) nicht betroffen.
Zeitplan & Fristen der E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise. Hier ist der komplette Zeitplan, den du kennen musst:
Gesetzgebung verabschiedet
Das Wachstumschancengesetz wird vom Bundesrat beschlossen. Die rechtliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht ist damit geschaffen.
Empfangspflicht für alle Unternehmen
Ab sofort müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es gibt hier keine Ausnahmen und keine Übergangsfristen.
Versandpflicht für Unternehmen > 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab diesem Datum E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format versenden.
Versandpflicht für alle Unternehmen
Ab diesem Datum gilt die vollständige E-Rechnungspflicht inklusive Versand für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Es gibt keine Ausnahmen mehr.
Den kompletten Zeitplan mit allen Details findest du auf unserer Seite Fristen & Zeitplan der E-Rechnungspflicht.
Empfangspflicht vs. Versandpflicht — der entscheidende Unterschied
Die E-Rechnungspflicht unterscheidet klar zwischen der Pflicht zum Empfang und der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen. Diesen Unterschied zu verstehen, ist entscheidend für deine Planung.
Empfangspflicht (seit 2025)
- Gilt für alle Unternehmen ohne Ausnahme
- Bereits seit dem 1.1.2025 in Kraft
- Du musst E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können
- Mindestanforderung: E-Mail-Postfach für den Empfang
- Revisionssichere Archivierung ist Pflicht
Versandpflicht (ab 2027/2028)
- Ab 2027 für Unternehmen > 800K Umsatz
- Ab 2028 für alle Unternehmen
- Du musst Rechnungen im EN-16931-Format erstellen
- XRechnung oder ZUGFeRD als Format
- Benötigt geeignete Software oder Dienstleister
Tipp: Auch wenn du erst ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen versenden musst, lohnt es sich, jetzt schon mit der Umstellung zu beginnen. So vermeidest du Zeitdruck und profitierst früher von den Effizienzvorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Übergangsregelungen
Der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen geschaffen, um Unternehmen den Wechsel zu erleichtern. Bis die volle Versandpflicht greift, gelten folgende Regelungen:
Bis 31.12.2026 — Allgemeine Übergangsregel
Alle Unternehmen dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Der Empfänger muss allerdings zustimmen, wenn es sich nicht um eine E-Rechnung handelt. Sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) bedürfen der Zustimmung des Empfängers.
Bis 31.12.2027 — Erweiterte Übergangsregel für KMU
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen auch 2027 noch auf Papier- oder PDF-Rechnungen setzen — mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1.1.2028 endet diese Ausnahme endgültig.
EDI-Sonderregelung bis 31.12.2027
Unternehmen, die bereits ein EDI-Verfahren nutzen, das nicht der EN 16931 entspricht, dürfen dieses bis Ende 2027 weiterhin verwenden. Voraussetzung ist, dass die korrekte Umsatzsteuer aus dem Format extrahiert werden kann.
Achtung: Die Übergangsregelungen gelten nur für den Versand von Rechnungen. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfristen. Du musst also bereits jetzt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Trotz der umfassenden Pflicht gibt es einige Fälle, in denen keine E-Rechnung erstellt werden muss. Die wichtigsten Ausnahmen im Überblick:
Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen unter 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und dürfen weiterhin in jedem Format ausgestellt werden.
Fahrausweise
Fahrausweise, die als Rechnungen dienen (§ 34 UStDV), sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht befreit.
Steuerfreie Leistungen
Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, benötigen keine E-Rechnung.
Eine vollständige Übersicht aller Ausnahmen und Sonderfälle findest du auf unserer Seite Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.
B2B-Pflicht im Detail
Die E-Rechnungspflicht gilt gezielt für den inländischen B2B-Bereich — also für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide ihren Sitz in Deutschland haben. Das Gesetz verwendet den Begriff der „inländischen Umsätze zwischen Unternehmern“.
Konkret bedeutet das: Wenn du als Unternehmer eine Leistung an ein anderes Unternehmen in Deutschland erbringst und dafür eine Rechnung nach § 14 UStG ausstellen musst, dann fällt diese Rechnung unter die E-Rechnungspflicht.
Davon ausgenommen sind derzeit: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU (innergemeinschaftliche Lieferungen) und Rechnungen an Kunden außerhalb der EU. Diese Bereiche könnten jedoch durch die EU-Initiative ViDA in Zukunft ebenfalls einbezogen werden.
Die B2B-Pflicht betrifft Unternehmen jeder Größe — vom Einzelunternehmer bis zum Konzern. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die Art des Geschäfts. Weitere Details zur B2B-Pflicht und wie du dein Unternehmen vorbereiten kannst, findest du auf folgenden Seiten:
Was musst du jetzt tun? — Deine Checkliste
Die folgenden Schritte helfen dir, die E-Rechnungspflicht in deinem Unternehmen umzusetzen. Beginne am besten sofort — je früher du startest, desto entspannter wird die Umstellung.
E-Mail-Postfach für E-Rechnungen einrichten
Stelle sicher, dass du ein Postfach hast, das E-Rechnungen (XML-Dateien) empfangen kann. Das kann dein bestehendes E-Mail-Postfach sein — Hauptsache, du kannst die Dateien öffnen und verarbeiten.
Rechnungssoftware prüfen oder anschaffen
Prüfe, ob deine aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen und lesen kann. Falls nicht, schau dir unseren Software-Vergleich an.
Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden — mindestens 10 Jahre lang. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht. Plane ein geeignetes digitales Archiv ein.
Interne Prozesse anpassen
Überarbeite deinen Rechnungseingangs- und -ausgangsprozess. Wer prüft die E-Rechnungen? Wie läuft die Freigabe? Werden Daten automatisch in die Buchhaltung übernommen?
Geschäftspartner informieren
Teile deinen Lieferanten und Kunden mit, dass du E-Rechnungen empfangen und versenden kannst. Kläre, welches Format bevorzugt wird und über welchen Kanal die Rechnungen ausgetauscht werden.
Steuerberater einbeziehen
Besprich die Umstellung mit deinem Steuerberater. Er kann dir helfen, die Anforderungen richtig umzusetzen und sicherstellen, dass der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird.
Testlauf durchführen
Versende und empfange eine Test-E-Rechnung, bevor es ernst wird. So erkennst du Probleme frühzeitig und kannst sie beheben, bevor Fristen greifen.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen. Die Versandpflicht wird stufenweise eingeführt: Ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 für alle. Einen detaillierten Zeitplan findest du in unserem Abschnitt Zeitplan & Fristen.
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das der Norm EN 16931 entspricht — zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF ist lediglich ein Bild einer Rechnung ohne maschinenlesbare Daten. Mehr dazu in unserem Ratgeber Was ist eine E-Rechnung?
Wenn du die E-Rechnungspflicht nicht einhältst, riskierst du, dass deine Rechnungen steuerlich nicht anerkannt werden. Das kann dazu führen, dass dein Geschäftspartner keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Auch Bußgelder sind denkbar. Es empfiehlt sich daher dringend, rechtzeitig umzustellen.
Du benötigst eine Software, die E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und lesen kann. Viele gängige Buchhaltungslösungen wie DATEV, Lexware, sevDesk oder FastBill unterstützen dies bereits. In unserem Software-Vergleich findest du die passende Lösung für dein Unternehmen.
Ja, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Sie müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können und ab 2028 auch versenden. Allerdings profitieren sie von den Übergangsfristen. Alle Details findest du in unserem Kleinunternehmer-Ratgeber.
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