Warum DATEV für E-Rechnungen?

DATEV ist seit Jahrzehnten die führende Software im deutschen Steuerberatungsumfeld. Über 40.000 Steuerberater-Kanzleien und mehr als 2,5 Millionen Unternehmen nutzen DATEV-Lösungen. Wenn du bereits mit deinem Steuerberater über DATEV zusammenarbeitest, ist es naheliegend, auch die E-Rechnungsverarbeitung direkt in DATEV abzubilden.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 wird auch das Versenden von E-Rechnungen schrittweise zur Pflicht. DATEV hat seine Produkte rechtzeitig aufgerüstet, sodass du sowohl das Empfangen als auch das Erstellen von E-Rechnungen effizient abwickeln kannst.

Wichtig zu wissen

DATEV ist keine eigenständige Buchhaltungssoftware, die du isoliert nutzt. Die meisten DATEV-Lösungen sind eng mit der Steuerberater-Kanzlei verzahnt. Das bedeutet: Dein Steuerberater spielt bei der Einrichtung eine zentrale Rolle.

DATEV-Produkte für E-Rechnungen im Überblick

Nicht jede DATEV-Lösung kann E-Rechnungen verarbeiten. Die zwei wichtigsten Produkte für die E-Rechnung sind:

DATEV Unternehmen online

Die Cloud-Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater. Hier lädst du Belege hoch, verwaltest Rechnungen und tauschst Daten mit deiner Kanzlei aus.

  • E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
  • ZUGFeRD und XRechnung lesen
  • Automatische Belegzuordnung
  • GoBD-konforme Archivierung

DATEV SmartTransfer

Der Dienst für den automatisierten Austausch von E-Rechnungen. SmartTransfer funktioniert als Drehscheibe für den Rechnungsversand und -empfang zwischen Geschäftspartnern.

  • Automatischer Rechnungsversand
  • Empfang über das Peppol-Netzwerk
  • Integration in bestehende Workflows
  • Formatkonvertierung inklusive

E-Rechnungen empfangen mit DATEV

Das Empfangen von E-Rechnungen ist der erste Schritt, den jedes Unternehmen ab 2025 beherrschen muss. Mit DATEV Unternehmen online funktioniert das folgendermaßen:

1

E-Rechnung per E-Mail oder Upload erhalten

Du erhältst eine E-Rechnung im XML-Format (XRechnung) oder als ZUGFeRD-PDF per E-Mail. Diese lädst du in DATEV Unternehmen online hoch oder sie wird automatisch importiert.

2

Automatische Erkennung und Zuordnung

DATEV liest die strukturierten Rechnungsdaten aus und ordnet sie automatisch dem richtigen Geschäftspartner und Buchungskonto zu. Du sparst dir die manuelle Dateneingabe.

3

Prüfung und Freigabe

Du prüfst die Rechnungsdaten in der übersichtlichen Oberfläche von Unternehmen online und gibst die Rechnung zur Zahlung frei.

4

GoBD-konforme Archivierung

Die E-Rechnung wird revisionssicher archiviert — vollautomatisch und gesetzeskonform. Dein Steuerberater hat ebenfalls Zugriff auf die Belege.

Alternativ zum manuellen Upload kannst du auch DATEV SmartTransfer nutzen. Damit werden E-Rechnungen automatisch über das Peppol-Netzwerk empfangen — ganz ohne E-Mail-Umweg. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zum Empfangen von E-Rechnungen.

E-Rechnungen erstellen mit DATEV

Auch das Erstellen von E-Rechnungen ist mit DATEV möglich, allerdings mit einer wichtigen Einschränkung: DATEV Unternehmen online ist primär eine Belegverwaltung und kein vollwertiges Rechnungsschreibungsprogramm. Für die E-Rechnungserstellung benötigst du entweder DATEV SmartTransfer oder eine angebundene Faktura-Software.

So erstellst du eine E-Rechnung mit DATEV

  • Option 1: DATEV SmartTransfer — Du erstellst die Rechnung in deiner gewohnten Software (z. B. ERP-System oder Faktura-Software) und versendest sie über SmartTransfer im E-Rechnungsformat an den Empfänger.
  • Option 2: DATEV Auftragswesen online — Dieses Zusatzmodul ermöglicht dir, Angebote und Rechnungen direkt in der DATEV-Umgebung zu erstellen und als E-Rechnung zu versenden.
  • Option 3: ERP-Integration — Viele ERP-Systeme bieten Schnittstellen zu DATEV. Die E-Rechnung wird im ERP erstellt und über DATEV weitergeleitet.

In allen Fällen stellt DATEV sicher, dass die erstellte E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und im richtigen Format vorliegt. Mehr Details findest du in unserem Guide zum Erstellen von E-Rechnungen.

Unterstützte Formate: ZUGFeRD und XRechnung

DATEV unterstützt die beiden wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland. Beide Formate sind EN-16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Eigenschaft ZUGFeRD XRechnung
Format PDF mit eingebetteter XML Reines XML
Lesbarkeit Visuell als PDF + maschinenlesbar Nur maschinenlesbar
DATEV-Unterstützung Vollständig (ab Profil EN16931) Vollständig
Typischer Einsatz B2B zwischen Unternehmen B2G (Behörden, öffentliche Auftraggeber)
Empfehlung Für die meisten Unternehmen ideal Pflicht bei öffentlichen Aufträgen

Wenn du mehr über die Unterschiede der Formate erfahren möchtest, empfehlen wir dir unsere Detailseiten zu ZUGFeRD und XRechnung.

Schritt für Schritt: DATEV für E-Rechnungen einrichten

Die Einrichtung der E-Rechnungsfunktion in DATEV erfolgt in enger Abstimmung mit deinem Steuerberater. Hier ist der typische Ablauf:

01

Zugang zu DATEV Unternehmen online sicherstellen

Sprich mit deinem Steuerberater, ob DATEV Unternehmen online bereits für dein Unternehmen freigeschaltet ist. Falls nicht, kann dein Steuerberater den Zugang einrichten. Du benötigst einen DATEV SmartLogin oder eine SmartCard für den Zugang.

02

E-Mail-Adresse für E-Rechnungen festlegen

Richte eine dedizierte E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein, z. B. rechnung@dein-unternehmen.de. Kommuniziere diese Adresse an deine Geschäftspartner und Lieferanten.

03

Upload-Mailbox oder SmartTransfer aktivieren

In DATEV Unternehmen online kannst du eine Upload-Mailbox einrichten. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch in Unternehmen online importiert. Alternativ aktivierst du DATEV SmartTransfer für den automatisierten Empfang über Peppol.

04

Buchungsvorlagen und Zuordnungsregeln anlegen

Damit eingehende E-Rechnungen automatisch den richtigen Buchungskonten zugewiesen werden, legst du in Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater entsprechende Regeln und Vorlagen an. Das spart langfristig viel Zeit.

05

Testlauf durchführen

Sende dir selbst eine Test-E-Rechnung, um den gesamten Prozess vom Empfang bis zur Archivierung zu prüfen. So stellst du sicher, dass alles korrekt eingerichtet ist, bevor echte Rechnungen eingehen.

Kosten und Lizenzmodelle

Die Kosten für DATEV variieren je nach Produkt und Umfang. Hier ein Überblick der relevanten Preisstrukturen für die E-Rechnungsverarbeitung:

DATEV Unternehmen online

ab ca. 30 €

pro Monat (zzgl. Kanzleigebühren)

DATEV SmartTransfer

ab ca. 10 €

pro Monat (transaktionsabhängig)

Auftragswesen online

ab ca. 15 €

pro Monat (Zusatzmodul)

Hinweis zu den Kosten

Die tatsächlichen Kosten hängen von deinem Steuerberater ab, der die Lizenzen in der Regel für dich verwaltet. Frage deinen Steuerberater nach einem konkreten Angebot, das auf deine Unternehmensgröße zugeschnitten ist. Die hier genannten Preise sind Richtwerte.

Vorteile und Nachteile von DATEV für E-Rechnungen

Vorteile

  • + Nahtlose Steuerberater-Integration: Dein Steuerberater hat direkten Zugriff auf alle Belege und Rechnungen — keine Medienbrüche.
  • + GoBD-konform: Archivierung und Aufbewahrung entsprechen allen gesetzlichen Anforderungen.
  • + Zukunftssicher: DATEV investiert kontinuierlich in die E-Rechnungsfunktionalität und Peppol-Anbindung.
  • + Automatisierung: Automatische Belegerkennung und Buchungsvorschläge sparen Zeit.
  • + Hohe Sicherheit: Deutsche Server, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und strenger Datenschutz.

Nachteile

  • − Steuerberater notwendig: Ohne einen DATEV-nutzenden Steuerberater kannst du die meisten Produkte nicht verwenden.
  • − Komplexe Einrichtung: Die Ersteinrichtung ist aufwendiger als bei Cloud-Buchhaltungslösungen.
  • − Kein vollständiges Rechnungsprogramm: Für die Rechnungserstellung brauchst du Zusatzmodule oder externe Software.
  • − Kosten nicht transparent: Die Preisstruktur ist für Einsteiger schwer durchschaubar.
  • − Lernkurve: Die Benutzeroberfläche ist funktional, aber nicht so modern wie bei neueren Cloud-Tools.

Für wen eignet sich DATEV bei E-Rechnungen?

Kleine und mittlere Unternehmen mit Steuerberater

Wenn du bereits mit einem DATEV-Steuerberater arbeitest, ist die Nutzung von Unternehmen online der logische nächste Schritt. Die E-Rechnung fügt sich nahtlos in den bestehenden Workflow ein.

Mittelständische Unternehmen mit ERP-System

Über DATEV SmartTransfer kannst du dein bestehendes ERP-System an das E-Rechnungsnetzwerk anbinden und profitierst von automatisiertem Versand und Empfang.

Unternehmen mit hohem Belegaufkommen

Wenn du monatlich viele Rechnungen verarbeitest, zahlt sich die Automatisierung durch DATEV schnell aus. Die automatische Belegerkennung und Zuordnung spart Stunden an manueller Arbeit.

Nicht ideal für: Freelancer und Soloselbständige, die eine einfache, eigenständige Lösung suchen. Für diese Zielgruppe sind Cloud-Buchhaltungslösungen wie Lexoffice, sevDesk oder FastBill oft besser geeignet. Einen Vergleich findest du in unserer Software-Übersicht.

Fazit: DATEV und E-Rechnung

DATEV ist eine solide und bewährte Lösung für die E-Rechnungsverarbeitung — besonders wenn du bereits im DATEV-Ökosystem arbeitest. Die enge Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater, die GoBD-konforme Archivierung und die Anbindung an das Peppol-Netzwerk über SmartTransfer machen DATEV zu einer zukunftssicheren Wahl.

Allerdings solltest du bedenken, dass DATEV keine Plug-and-Play-Lösung ist. Die Einrichtung erfordert Abstimmung mit deinem Steuerberater, und für die Rechnungserstellung benötigst du eventuell Zusatzmodule. Wenn du eine einfachere, eigenständige Lösung suchst, lohnt sich ein Blick auf die Alternativen in unserem Software-Vergleich.

Noch unsicher, welche Software die richtige ist?

Vergleiche DATEV mit anderen E-Rechnungslösungen und finde das Tool, das perfekt zu deinem Unternehmen passt.

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